Comment faire fonctionner votre entreprise hors de ses murs sur fond de crise mondiale génératrice d’anxiété ?

Inspiré de la méthode agile des start-up expertes du travail en mode Remote (télétravail).

De nombreux articles, podcasts, vidéos sur la place de la relation humaine dans le travail, essentiels en cette période de distance sociale, ont été publiés ces derniers jours. Leurs ambitions sont d’aider les travailleurs à se projeter dans leur nouvel environnement de travail, qui n’est autre que leur foyer, tout en évoquant l’importance d’une communication respectueuse et compréhensive des managers.

J’aimerai compléter ces informations en abordant l’aspect « Psychologie du travail ». Non, en tant que psychologue, ce que je ne suis pas, mais en qualité de spécialiste en Organisation du Travail et Responsabilité Sociale des Entreprises.

Le monde entier est touché par la crise sanitaire que nous vivons. La France, n’a pas été dans une telle situation depuis la dernière guerre et nous sommes pour la plupart trop jeunes pour l’avoir vécu.

La situation suscite beaucoup d’inquiétude, de peur et d’anxiété.

Dans un contexte aussi singulier, il est fondamental pour les managers de parvenir à limiter le sentiment d’éloignement vis-à-vis de l’entreprise que peuvent ressentir les collaborateurs en télétravail ou ceux qui sont dans l’impossibilité totale d’exercer leur activité. L’employeur doit tout mettre en œuvre pour parvenir à maintenir ce lien, afin d’éviter le désengagement et optimiser ainsi sa relance d’après-crise

Les raisons de cette anxiété :

L’anxiété se définit comme un état de trouble psychique causé par la crainte d’un danger. Actuellement, on la trouve sous deux formes :

  • Le danger vital lié au risque de contamination par le Covid-19.
  • Le danger économique lié à l’incertitude de son avenir professionnel.

Concernant le danger vital, le confinement et les conseils sanitaires donnés par le gouvernement aux entreprises et à la population existent et peuvent être relayés dans chaque entreprise qui a maintenu son activité dans ses locaux. Cela ne suffit évidement pas à rassurer complètement à rassurer vos collaborateurs.

Concernant le danger économique, l’entreprise se doit d’apporter une réponse plus claire et transparente à ses collaborateurs.

Le droit de retrait :

« Si on me fait travailler, c’est que je suis indispensable. Comment mon employeur va-t-il réagir si je décide d’exercer mon droit de retrait ? ».

Même si c’est un droit, la peur de la sanction augmente l’anxiété de ceux qui ne travaillent pas.

Le télétravail :

Les entreprises n’étaient pas toutes préparées à mettre en place le télétravail de façon généralisée. Cela entraîne une perte de repères et nécessite de déployer de nouveaux mécanismes, codes, outils et méthodes.

L’organisation du travail :

La réaction à une crise se traduit par une désorganisation, qui conduit à une perte de performance et à un manque d’efficacité. Les bouleversements produits en réaction à cette crise comme le confinement, le télétravail ou encore l’école à la maison sont déstabilisants. La capacité de réflexion de chacun en est altérée et donc imprécise.

Et cet état est valable, quel que soit le poste occupé, du dirigeant au stagiaire.

Les collaborateurs en télétravail ont dû intégrer leur vie professionnelle dans leur environnement personnel et ce, du jour au lendemain et donc créer des conditions minimales acceptables pour travailler.

 « Comment s’organiser avec quels moyens et pour quel résultat ? »

Dans un précédent article présentant notre offre d’accompagnement en organisation du travail en temps de crise, j’ai abordé la nécessité de la mise en place d’une stratégie adaptée pour que l’activité puisse continuer A MINIMA.  Voir : LIMITEZ L’IMPACT ECONOMIQUE du COVID-19 SUR VOTRE ENTREPRISE

Une Stratégie de Ressources Humaines adaptées :

Le déploiement de cette stratégie nécessite de mobiliser une partie des ressources et compétences ciblées déjà présentes dans l’entreprise.

Une fois les postes essentiels identifiés pour une bonne gestion de la situation, le moment est venu de questionner les premiers concernés, à savoir les collaborateurs.

À distance ou dans l’entreprise, à temps plein ou à temps partiel… Quelles sont les possibilités offertes à mes collaborateurs ?

Hors du périmètre d’action de l’employeur

Écoles fermées, transports réduits, peur d’être contaminé, promiscuité avec la famille, espace et disposition dans le lieu de vie…. Sont les premiers freins des collaborateurs contre lesquels l’entreprise ne peut pas agir.

 Dans le périmètre d’action de l’employeur

« Qu’attend mon entreprise de moi ? Vais-je avoir les bons accès, les bons outils ? Quelle sera la réaction de mon supérieur lorsque mon enfant ou mon chien fera du bruit pendant un call ? Vais-je pouvoir organiser ma journée en fonction de mes contraintes familiales ? Pourquoi moi ?  Puis-je refuser un temps partiel ? Si je le refuse, est-ce que je risque d’être mal vu et mis au placard, voire même licencié ? … Et tant d’autres interrogations qui sont naturelles en cette période où l’anxiété est à son paroxysme et auxquelles l’entreprise doit répondre pour rassurer.

Quelques bonnes pratiques pour gérer l’anxiété des collaborateurs en période de crise.

Notre proposition de plan de déploiement de la crise sur votre organisation du travail est le suivant :

1.    Définissez le périmètre de votre activité à minima pour maintenir l’entreprise à flot. La Direction met en place une Stratégie de crise.

2.    Présentez la stratégie de crise définie aux équipes managériales pour la confronter à la réalité du terrain.

3.    Formalisez les besoins en compétences pour atteindre les objectifs fixés

4.    Projetez vos besoins en compétences sur vos équipes et organisez la répartition des tâches.

Cette partie nécessite une attention particulière :

(a)  La présentation de ce plan de déploiement de la crise en interne devra être claire et transparente,

·      Informez vos collaborateurs sur vos objectifs à court, moyen et long termes

·      Expliquez-leur les accompagnements mis en place pour passer cette période

·      Laissez de la place et du temps pour l’échange

·      Conservez le contact avec chaque collaborateur

·      Suivez l’évolution de la situation de chacun au quotidien

 

(b)  Vos collaborateurs ont-ils la possibilité de travailler en cette période ?

  • Oui en télétravail à temps plein = prévoir les outils
  • Oui en télétravail à temps partiel = prévoir les outils et les demandes de chômage partiel
  • Oui dans les locaux = prévoir l’accompagnement sanitaire
  • Non = prévoir le chômage technique ou l’arrêt de travail

5.    Déployez l’organisation opérationnelle en :

  • Tenant votre cap
  • Donnant des consignes claires
  • Définissant des objectifs de réalisation dans le temps
  • Adaptant l’organisation à l’évolution du travail ainsi qu’à l’efficacité/compétence de chacun

Points de vigilance :                           

  • Donnez les moyens techniques et organisationnels à chacun.
  • Calibrez le travail à effectuer en fonction des possibilités de travail de chaque collaborateur
  • Communiquez de manière ouverte, compréhensive et sans jugement.

6.    Exprimez votre reconnaissance

Que vos collaborateurs soient actifs ou passifs pendant cette période difficile, tous ont besoin de votre reconnaissance.

  • Remerciez-les pour leur compréhension de la situation
  • Montrez-leur que vous vous préoccupez de leur santé
  • Proposez-leur de répondre à leurs inquiétudes de manière individuelle
  • Tenez-les informés de l’avancée et de l’évolution des objectifs
  • Communiquez sur les actions prévues à la sortie de la crise

7.    Préparez la sortie de crise

Durant cette période, l’activité est réduite. Le retour à la normal devra donc se faire par paliers.

  • Anticipez votre stratégie de relance et son déploiement
  • Prévoyez les paliers de reprise
  • Mettez en place un sas de décompression pour que chacun puisse évacuer à sa manière son anxiété
  • Fédérez et préservez le lien que cette situation, si vous l’avez correctement pilotée, aura permis de construire

Si vous ne l’aviez pas déjà fait, il sera alors temps de formaliser les compétences de chacun et de les piloter sur le long terme.

La mise en place d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences s’en trouvera dès lors facilitée.

Cette période aura certainement mis en valeur les capacités d’adaptation, les compétences transverses et les soft-skills de vos collaborateurs. Vous pourrez les valoriser dans un plan de développement professionnel individuel.

Cette reconnaissance aura un effet sur leur motivation et permettra à vos collaborateurs de se projeter sur le long terme dans votre entreprise. Limiter le turn-over à la sortie de cette crise sera un des enjeux importants.

 

Si vous avez besoin de soutien pour gérer cette crise, nous vous accompagnons dans :

  • L’élaboration de la meilleure stratégie organisationnelle à mettre en place
  • La définition des étapes de déploiement de cette stratégie de crise
  • Le pilotage RH
  • La communication de crise
  • Les enquêtes sur les risques psychosociaux et la mise en place d’une hotline dédiée à vos collaborateurs
  • Le coaching de vos collaborateurs avec la mise en place de temps de paroles à distance
  • L’anticipation et le pilotage de la reprise de votre activité.

Vous avez besoin de cet accompagnement ? c’est ici.

Une réflexion au sujet de « Comment faire fonctionner votre entreprise hors de ses murs sur fond de crise mondiale génératrice d’anxiété ? »

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